Die gemeinnützige MUTABOR Mensch & Entwicklung gGmbH aus Nordrhein-Westfalen hat sich ganz der Jugendhilfe verschrieben. Mit der neuen Unternehmens-App MiA kommuniziert die Organisation ab sofort digital – im Vorfeld der Einführung prüften Test-User die App-Funktionen bis ins Detail.
MiA steht für „MUTABOR interne App“ und ermöglicht das, was bis zu ihrer Einführung nur schwer zu bewerkstelligen war – eine schnittstellenfreie, interne Kommunikation wie Domna Meo, Assistentin der Geschäftsführung, erklärt: „Unser Aufgabengebiet ist die Jugendhilfe – hier arbeiten kaum Digital Natives, ganz zu schweigen davon, dass die wenigsten Menschen einen PC-Arbeitsplatz haben. Wir haben mehrere Fachbereiche und sind örtlich weit verzweigt.“
Wenn E-Mails nicht ausreichen
Herausfordernde Rahmenbedingungen also, wenn es darum geht Informationen weiterzugeben. Erschwert wird die Situation auch noch durch die Einsatzgebiete der Mitarbeitenden: „Speziell für unsere Inklusionsbegleiter*innen ist es schwieriger an Informationen zu kommen – diese Personengruppe arbeitet in Schulen oder Kindergärten und ist nur selten in ihrer offiziellen Dienststelle. Sie schaffen es oft nur einmal wöchentlich ihre Mails zu lesen oder zu beantworten. Da rutschte die eine oder andere Information schon einmal in den Hintergrund, wenn man arbeitsrelevante Aufgaben zu erfüllen hat.“
Der Wunsch nach einer digitalen Lösung wurde immer lauter
Verschärft wurde diese Lücke in der internen Kommunikation durch die Pandemie. Obwohl man versuchte, verstärkt mit E-Mails zu arbeiten, stieß das MUTABOR-Team bald an seine Grenzen. „Eine digitale Lösung musste her“, betont Domna Meo. So begann man mit der Recherche nach möglichen Anbietern und wurde bei LOLYO fündig: „LOLYO grenzte sich vor allem durch die einfache und intuitive Nutzerführung deutlich ab. Der Preis hat für uns als gemeinnütziges Unternehmen auch eine Rolle gespielt – und hier ist das Preis-Leistungs-Verhältnis aus unserer Sicht hervorragend.“
Test-User bereiteten den Boden für den App-Start
Doch bevor es dann tatsächlich zur Einführung kam, wurden Test-User zu Rate gezogen, wie Domna Meo erklärt: „Eine der Besonderheiten bei uns ist, dass wir die App nicht nur für unsere Mitarbeitenden, sondern auch für unsere Erziehungsstellenfamilien (Fachpflegeeltern und Bereitschaftspflegeeltern) geöffnet haben. Tatsächlich haben wir im Vorfeld Test-User für den Start der App gesucht und diese haben emsig herumprobiert, Rückmeldungen gegeben und dadurch viele Verbesserungen erwirkt. Als wir die App dann final eingeführt haben, haben wir schon nach wenigen Wochen knapp 67 % der Mitarbeitenden und einen großen Teil der Erziehungsstellen von der Nutzung der App überzeugen können.“
„Durch MiA ist es für uns viel einfacher, die Mitarbeitenden und unsere Erziehungsstellen von Anfang an miteinzubeziehen. Bei größeren Veränderungen suchen wir im Vorfeld Test-User, die wir ganz konkret befragen können.“
Domna Meo, Assistenz der Geschäftsführung
Neue Funktionen werden gemeinsam entwickelt
Das Konzept der Beteiligung, das sich bei der Einführung der App derart bewährt hat, verfolgt man bei MUTABOR auch weiterhin: „Durch MiA ist es für uns viel einfacher, die Mitarbeitenden und unsere Erziehungsstellen von Anfang an miteinzubeziehen. Wir starten in der Regel eine kurze Umfrage zu den Wünschen, bevor wir eine neue Funktion in der App einschalten. Erst dann erstellen wir passgenau den Inhalt, veröffentlichen diesen und bitten um Feedback. Bei größeren Veränderungen suchen wir im Vorfeld Test-User, die wir ganz konkret befragen können.“
Schnellere Information, verbesserte Arbeitsabläufe
Inwiefern hat sich der Alltag bei MUTABOR seit Einführung der App verändert? „Die Geschwindigkeit der Informationsweitergabe und das Erreichen der Adressaten hat sich spürbar verbessert. Das gleiche gilt für die Arbeitsabläufe. Mussten vorher Formulare per Hand ausgefüllt und per E-Mail oder Fax verschickt werden, nutzen wir jetzt die Formularfunktion in der App. Bestellungen von Verbrauchsmaterial oder Abwesenheitsmeldungen können mit wenigen Klicks erledigt werden.“
MiA hilft mit Informationen und beim Onboarding
Noch von einem weiteren Highlight weiß Frau Meo zu berichten – vom Service-Avatar „Frag MiA“. „Wer keine Zeit hat, nach Zuständigkeiten oder Informationen zu suchen, der fragt einfach MiA und hat damit immer eine kompetente Ansprechpartnerin an der Hand. Durch die Automatisierungsfunktion werden neue Benutzer*innen von MiA mit einer persönlichen Nachricht begrüßt – damit stellt die App auch eine wichtige Funktion im Onboarding-Prozess dar.“
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