Frachtlotsen GmbH: Interne Kommunikation auf der Überholspur

Von digitalen Lohnabrechnungen bis hin zu Tankgutscheinen – für die Frachtlotsen GmbH ist LOLYO der Treibstoff für Effizienz und einen besseren Austausch mit den Fahrer:innen. So gestaltet das Unternehmen die digitale Transformation in der Logistikbranche aktiv mit.

Die Frachtlotsen GmbH aus Schwarzenbruck (Deutschland) steht für innovative Logistiklösungen. Mit einem Team aus 170 Mitarbeitenden, darunter viele internationale Fahrer:innen, setzt das Unternehmen auf modernste Technologien und Nachhaltigkeit. Als die Kommunikation per WhatsApp und Telefon an ihre Grenzen stieß, entschlossen sich die Frachtlotsen, neue digitale Wege zu gehen – und landeten mit der LOLYO Mitarbeiter-App auf der digitalen Überholspur.

Kommunikation zähflüssig wie der Abendverkehr

„WhatsApp war zwar praktisch für den Austausch, aber aus Datenschutzgründen keine sinnvolle Lösung“, berichtet Jochen Pressel, Prokurist und Personalleiter im Interview. Informationen per Telefon zu verbreiten war ebenso mühsam wie ineffizient – besonders, wenn es um Neuigkeiten oder dringende Updates ging. „Unsere Fahrer:innen sind das ganze Jahr unterwegs, kommen nur selten ins Büro und sprechen verschiedene Sprachen“, erklärt Geschäftsführer Udo Mattern. Die Sprachbarriere erschwerte den Austausch somit zusätzlich. Hinzu kamen die unterschiedlichen Arbeitszeiten – Nachtfahrer zu erreichen, während das Büro tagsüber arbeitete, war eine weitere Schwierigkeit, die eine durchgängige Kommunikation erschwerte.

 

Digitales Postfach und automatische Übersetzung

So suchte das Unternehmen nach einer Lösung, um alle Mitarbeitenden schnell und unkompliziert miteinander zu vernetzen. Nach intensiver Recherche und dem Vergleich verschiedener Anbieter fiel die Entscheidung auf die LOLYO MACH-MITarbeiter App. „Wir wollten keine selbstgestrickte Lösung, das wäre zu kompliziert gewesen“, so Mattern. „LOLYO bot uns genau das, was wir brauchten – besonders das digitale Postfach und die automatische Übersetzungsfunktion haben uns überzeugt.“

 

Erfolgreiche App-Einführung

Auf die App-Einführung vor drei Jahren folgten schnell die ersten Erfolgsmeldungen. „Die Lohnabrechnung war der Schlüssel – jeder wollte seinen Lohnzettel sehen, und das hat die Akzeptanz sofort gesteigert“, erklärt Pressel. Die Fahrer:innen bekamen Firmenhandys, vorkonfiguriert für die App, und ein Kollege stand bereit, um alle Fragen zur App-Nutzung zu beantworten. Diese persönliche Betreuung sorgte dafür, dass der App-Launch reibungslos funktionierte.

 

Fast Lane zur Effizienz

Vor der App war die Lohnabrechnung ein papierintensiver und komplizierter Prozess. „Jetzt wird alles digital erledigt, das spart Zeit und Papier“, freut sich Mattern. Auch Tankgutscheine können jetzt digital über das Postfach der App verschickt werden. „Das ist nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch wesentlich schneller.“

 

Mit Vollgas ins Ziel

„Unser Lohnprogramm war anfangs nicht kompatibel, die Formate stimmten nicht“, erinnert sich Pressel. Doch das LOLYO-Team half schnell: „Ein Skript wurde programmiert, das die Lohnabrechnungen ins richtige Format umwandelte.“ Diese flexible Lösung war für die Frachtlotsen der Beweis, dass sie auf den richtigen Partner gesetzt hatten.

 

Zukunftspläne: Noch mehr PS für die App

Die Frachtlotsen ruhen sich nicht auf ihren Lorbeeren aus. „Wir wollen noch weitergehen und API-Schnittstellen integrieren“, kündigt Mattern an. Mit einer solchen Schnittstelle könnten Prozesse wie die Tankgutschein-Verwaltung noch effizienter gestaltet werden, indem Daten direkt in Excel importiert werden. „Weniger manuelle Arbeit bedeutet noch mehr Effizienz.“

 

So bleibt die App auf der Überholspur

Udo Matterns Rat an andere Unternehmen ist klar: „Die App muss offizielles Kommunikationsmedium sein, damit sie auch wirklich genutzt wird.“ Wichtig sei es zudem, die Funktionen der App regelmäßig zu überprüfen und das volle Potenzial auszuschöpfen. „Wer nur halbherzig einsteigt, wird das Potenzial nie voll ausschöpfen“, so Mattern abschließend.